Klauzula obowiązku informacyjnego RODO firmy Data by Example Sp. z o.o.
Działając zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), niniejszym przedstawiamy informacje dotyczące zasad przetwarzania Państwa danych osobowych przez naszą organizację.
1. Administrator Danych Osobowych
Administratorem Państwa danych osobowych jest Data by Example Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-867), al. Jana Pawła II 27 (dalej: „Administrator” lub „Spółka”).
2. Inspektor Ochrony Danych (IOD)
W trosce o bezpieczeństwo Państwa danych powołaliśmy Inspektora Ochrony Danych. Mogą Państwo kontaktować się z nim we wszystkich sprawach dotyczących procesów przetwarzania oraz realizacji przysługujących Państwu praw pod adresem e-mail: iod@byexample.eu lub drogą pocztową na adres siedziby Administratora.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Dane osobowe przetwarzane są przez Administratora w następujących celach:
- Realizacja procesów handlowych: podjęcie działań zmierzających do przygotowania oferty handlowej, negocjowania oraz zawarcia umowy o świadczenie usług wdrożeniowych lub doradczych (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
- Wykonanie zobowiązań umownych: realizacja zawartych kontraktów, w tym usług typu Body Leasing oraz projektów w modelu Fixed Price (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
- Wypełnienie obowiązków prawnych: prowadzenie dokumentacji księgowej, podatkowej oraz kadrowej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
- Realizacja prawnie uzasadnionego interesu Spółki: w szczególności zapewnienie bezpieczeństwa informacji (zgodnie ze standardem ISO 27001), dochodzenie ewentualnych roszczeń, marketing bezpośredni własnych usług (w zakresie dozwolonym przepisami prawa) oraz budowanie relacji z kontrahentami (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- Dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
4. Odbiorcy danych osobowych
W celu zapewnienia najwyższej jakości świadczonych usług oraz prawidłowej organizacji pracy przedsiębiorstwa, Państwa dane mogą być udostępniane następującym kategoriom podmiotów:
- Partnerom technologicznym i organizacyjnym: podmiotom dostarczającym infrastrukturę teleinformatyczną oraz rozwiązania wspierające zarządzanie organizacją (w tym dostawcom usług chmurowych, operatorom pocztowym oraz firmom kurierskim).
- Doradcom profesjonalnym: podmiotom świadczącym wsparcie w obszarze prawnym, audytorskim, księgowym oraz doradczym, w tym kancelariom prawnym i podmiotom wspierającym procesy windykacyjne w celu zabezpieczenia interesów Spółki.
- Klientom Administratora: w zakresie niezbędnym do realizacji usług doradczych, audytowych, wdrożeniowych lub body leasingu, po uprzednim formalnym upoważnieniu osób wyznaczonych do realizacji zadań.
5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)
Przechowywanie danych: Standardem Administratora jest przechowywanie danych osobowych w centrach danych zlokalizowanych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Transfery incydentalne: Transfer poza EOG może nastąpić wyłącznie w sytuacjach niezbędnych (np. wsparcie techniczne globalnego dostawcy usług chmurowych) i odbywa się z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa, w oparciu o decyzje Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (Data Privacy Framework) lub Standardowe Klauzule Umowne.
6. Okres przechowywania i Państwa Prawa
Dane są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu ich zebrania, a po jego zakończeniu – przez okres wynikający z przepisów prawa o przedawnieniu roszczeń lub obowiązków podatkowych.
Przysługuje Państwu prawo do: wglądu w treść danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu. Mają Państwo również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
7. Obowiązek podania danych
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić zawarcie lub realizację umowy bądź kontakt w sprawie zapytania.
8. Źródło pochodzenia danych – w jaki sposób pozyskujemy informacje?
Państwa dane osobowe trafiają do naszej organizacji trzema głównymi kanałami, zależnie od charakteru nawiązywanej współpracy:
- Bezpośrednio od Państwa: Dane przekazywane podczas wypełniania formularzy kontaktowych na naszej stronie, wysyłania zapytań ofertowych drogą mailową, w trakcie negocjacji handlowych lub procesów rekrutacyjnych.
- Od podmiotów trzecich (Pracodawcy lub Zleceniodawcy): W przypadku realizacji projektów wdrożeniowych oraz usług typu Body Leasing, Państwa dane (takie jak imię, nazwisko, stanowisko czy dane kontaktowe) mogą zostać nam udostępnione przez reprezentowany przez Państwa podmiot lub Państwa pracodawcę w celu umożliwienia bieżącej komunikacji projektowej i operacyjnej.
- Ze źródeł publicznych i ogólnodostępnych: W celu weryfikacji wiarygodności kontrahentów oraz przygotowania rzetelnych ofert handlowych, możemy pozyskiwać dane z publicznych rejestrów przedsiębiorców (m.in. KRS, CEIDG) oraz profesjonalnych w zakresie danych publicznie dostępnych.